Inutile negarlo: ognuno di noi è convinto di poter fare da sé alcune delle attività per le quali esistono “professionisti del settore”. C’è chi si improvvisa idraulico coi rubinetti che perdono, chi decide di fare a meno del decoratore e si arma di pennello e vernice, chi si taglia i capelli davanti allo specchio, chi si trucca da sola il giorno delle nozze. Sia chiaro: non c’è nulla di male nel fai da te. Che lo si faccia spinti dalla passione o semplicemente per risparmiare un po’, decidere di fare le cose autonomamente è assolutamente legittimo. Ci sono però delle situazioni nelle quali è consigliabile fare affidamento a qualcuno che abbia più esperienza di noi. Quando arriva il momento di progettare un ufficio, ad esempio, la tentazione di fare da soli è forte: noi del settore ne siamo perfettamente consapevoli.

Che si tratti di un ufficio nuovo o il semplice rinnovamento di uno già esistente, fare da soli sembra sempre la scelta più opportuna. “Tanto”, si tratta di comprare dei mobili per ufficio, posizionarli in maniera più o meno sensata e, solo se strettamente necessario, fare qualche lavoretto per la predisposizione degli impianti. Che ci vuole?

In realtà, le cose non stanno esattamente così. Progettare un ufficio significa armonizzare spazi e funzioni nel rispetto del gusto e dei desideri del committente ma, soprattutto, della rigida normativa esistente.

Cosa significa “progettare un ufficio”

Progettare un ufficio significa mettere insieme in modo armonico funzioni diverse che richiedono spazi specifici propri. Tutti gli studi di progettazione che si occupano di uffici utilizzano sempre due parole in coppia: efficacia ed efficienza. Si tratta di concetti propri del contesto aziendale e delle organizzazioni, quindi in un certo senso risultano pertinenti anche quando si parla della struttura fisica dello spazio di lavoro. In Scienze dell’Organizzazione, l’efficacia indica la capacità di raggiungere un determinato obiettivo, mentre l’efficienza è l’abilità di farlo impiegando le risorse minime indispensabili.

L’accoppiata efficacia/efficienza è uno slogan perfetto per riassumere le caratteristiche che uno spazio dedicato all’attività professionale deve avere. Un ufficio infatti deve contenere tutto l’indispensabile, ma deve anche essere organizzato in modo tale che nulla sia di intralcio, di difficile accesso, scomodo.

Per progettare un appartamento, la consulenza di un interior designer assicura scelte stilistiche armoniose e in linea con la personalità del committente; in alcuni casi, il progettista si presenta anche come interlocutore unico e coordinatore della squadra di professionisti coinvolta nei lavori edilizi previsti, che è una comodità non indifferente.

Di fatto, però, nulla ci impedisce di arredare la nostra casa da soli e di gestire autonomamente la scelta, i tempi e le attività di tecnici e artigiani. Per quanto riguarda l’ufficio, invece, esistono norme da rispettare e sanzioni per gli inadempienti: il fai da te rischia di trasformarsi in una scelta infelice.

Perché dovreste chiedere a qualcuno di progettare il vostro ambiente di lavoro?

Progettare uno spazio di lavoro non dovrebbe mai coincidere semplicemente con il “comprare mobili per ufficio”. L’ufficio è il posto dove trascorriamo tante ore ogni giorno, quasi una seconda casa; in più, al suo interno custodisce tutto ciò che riguarda la nostra attività. È molto importante, quindi, che sia pensato e realizzato in funzione delle nostre esigenze, sia operative sia di immagine, per noi stessi e per gli esterni che lo visiteranno.

Magari l’ufficio in cui state lavorando non “parla di voi” o semplicemente non vi piace più; potrebbero essere sorte nuove esigenze, come ad esempio un posto dove far accomodare chi viene a trovarvi, oppure vi siete resi conto che l’ufficio così com’è ora non è funzionale per la vostra routine lavorativa. Magari siete dei liberi professionisti e volete creare una postazione di lavoro a casa. Se state avviando la vostra attività, invece, magari vi farebbe piacere avere una mano per l’allestimento del vostro ufficio; magari dovete arredare un open space e non avete idea di dove e come far stare tutte le scrivanie che vi servono, e soprattutto quante potete metterne secondo la legge… Questi sono solo alcuni esempi, ma i motivi per cui potreste avere bisogno di una consulenza per progettare un ufficio sono moltissimi.

 

 

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